راهکار های افزایش و بهبود ارتباط با کارمندان

ما انسان ها ذاتا موجودات اجتماعی هستیم و تمایل داریم با مردم اطرافمان ارتباط دوستانه برقرار کنیم.

این مقوله در محل کار نیز خود را نمایش میدهد، اما زمانی موضوع پیچیده میشود که شما رییس یا مدیر یک بخش در مجموعه هستید.

مرز میان رییس و کارمند ممکن است با یکسری اشتباهات رفتاری خیلی کوچک جابجا شود؛ همانطور که میدانید با صمیمت بیش از حد کارمندان دیگر از مدیر خود حساب نمیبرند و وظایف خود را پشت گوش میندارند، و حتی ممکن است با رفتاری خشک و غیر دوستانه، موجب رنجش کارمندان شوید و یک نیروی خوب را از دست بدهید.

اما چگونه میتوان نحوه ارتباط با کارمندان را مدیریت کرد؟ بهبود ارتباط با کارمندان و نحوه مدیریت رفتار با آنها یکی از چالش هایی است که ما در کوچینگ سازمانی با آن دست و پنجه نرم میکنیم، بنابراین تیم تحقیقاتی- آموزشی هوش ثروت اطلاعات جمع آوری شده در این حوزه را در اختیارتان قرار میدهد.

اگر با کارمندان خود صمیمی نیستید این چند راهکار را به خاطر بسپارید

1. به کارمندان خود در پروژه های دشوار بیشتر اعتماد کنید
2. گوش دهید و صبر کنید، نیازی نیست اطلاعات خود را به رخشون بکشید
3. احساساتتون را بروز دهید
4. تشکر و قدر دانی را نشان دهید
5. با سیاست وارد شوید اطلاعات تماس خود را در اختیارشون بگذارید
6. کارمندان خود را تشویق کنید تا همدیگر را بهتر بشناسند

مدیران موفق چگونه ارتباط با کارمندان را مدیرت میکنند؟

مدییت یک مجموعه یا سازمان مهمترین تاثیر را در موفقیت آن کسب و کار میگذارد، و بخش مهمی از وظیفه اش مدیریت ارتباط با کارمندان آن مجموعه است.

ارتباط با کارمندان کلید برای انجام شدن کار ها است، و هرچه این مجموعه گسترده تر میشود، تسلط شما روی تک تک کارمندان کمتر میشود؛ پس باید هر کارمند به خوبی برای سمت خود آموزش داده شود، و در نهایت شما مجبور هستید به آنها در درست انجام دادن وظابفشان اعتماد کنید.

یک مجموعه یا سازمان هرچقدر بزرگ یا کوچک باشند، مانند یک ساعت هستند و تمام کارمندان و نیروهای آن جموعه حکم چرخ دنده های این ساعت را دارند.

پس حتی کوچکترین چرخ دنده ها، روی کار کل ساعت تاثیر میگذارند، به همان اندازه که خوب عمل کنند، ما بقی اجزای ساعت کار خود را هماهنگ انجام میدهند، و بالعکس اگر این چرخ دنده های کوچک که آنها را نمیبینیم و توجهی به آنها نمیکنیم، خوب کار نکنند اصلی ترین اجزای ساعت مانند موتور و عقربه نیز از کار میفتد.

در ارتباط با کارندان یک مجموعه شما باید احساس شایستگی را به همه اعضای سازمان القا کنید، حتی اگر مجموعه شما به بخش و زیر شاخه های متعددی تقسیم میشوند، شما باید تا اخرین عضو این شاخه را مدنظر داشته باشید، به او احترام بگذارید، و از نادیده گرفتن و تحقیر و توهین به ایشان خود داری کنید.

همیشه این را بخاطر داشته باشید که شروع کار ساعت، از چرخیدن چرخ دنده های آن آغاز میشود، و در نهایت عقربه های طلایی را همین چرخ دنده های کوچیک به حرکت در می آورند.

1. بر اساس شایسته سالاری سمت افراد را مشخص کنید

ارتباط به کارمندان خود را بهبود ببخشید و سعی کنید با نزدیک شدن به کارمندان، آنها را بیشتر بشناسید.

اگر روی اعضای تیم خود شناخت پیدا کنید، میتوانید مهارت های هر فرد را شناسایی کنید، سپس هر فردی با توجه به مهارت و تخصصی که دارد در سمت شغلی مناسب قرار بگیرد.

2. سوال کردن و نظر خواستن از کارمندان به هیچ وجه خجالت آور نیست

در یک ارتباط صحیح با کارمندان، مدیران موفق کسانی هستند که فکر میکنند باید همه چیز را بدانند.

سوال کردن از کارمندان برای حل مشکلات و بهبود عملکرد و ارتباط با کارمندان، یکی از نشانه های بالا بودن اعتماد به نفس یک مدیر موفق است.

3. به نحوی تیم خود را مدیریت کنید که با شما صادق باشند

مدیران بزرگ هنگام برقراری ارتباط با کارمندان، معمولا بجای انتقاد مستقیم با طرح سوالی از کارمند سعی میکنند جو را آرام نگهدارند.

به عناون مثال زمانی که عملکرد یکی از کارمندان پایین است، مدیر از او بپرسد:” چه موضوعی در حال حاضر برای شما جالب است و چه موضوعی جالب نیست!؟” جواب کارمند میتواند راه حلی برای مشکل باشد و یا از این طریق به آرامی بحث را باز کردیم و میتوانم بدون لحن توهین آمیز، او را وادار کنیم که با صداقت پاسخ دهد.

این طبیعی است که وقتی افراد حس میکنند مورد سو ظن واقع شده اند و ادامه ی این مکالمه ممکن است به ضرر آن ها تمام شود، به فکر راه دررو بیفتند و بخواهند با دروغ یا تفره اوضاع را به نفع خود مساعد کنند.

اما شما باید برای بیان منظور خود از لحنی استفاده کنید که فرد تا پایان مکالمه احساس تهدید و خطر نکند، و بدون اینکه بداند جواب هایش قرار است بنفعش یا به ضررش تمام شود، با کمال صداقت پاسخ دهد.

4. با هر کدام از کارمندان خود هفته ای یک بار مکالمه معنا دار داشته باشید

بیشتر مدیران موفق روزانه یا هفتگی با کارمندان خود ارباط برقرار میکنند؛ حتما نباید در حیطه کاری باشد مدیران باید سوالاتی را بپرسند که کارمندان به راحتی درباره خودشان صحبت کنند و صادقانه بتوانند درباره علایق و نا امیدی هایشان حرف بزنند.

5. از پیشرفت کارمندان قدرانی کنید و به آن ها پاداش دهید

اگر شما مدیری هستید که کارمندان شما به هیچ وجه اعتماد به نفس ندارند، باید منبع نا امیدی شان را پیدا کنید.

باید به آنها نشان دهید برای شما ارزشمند هستند و شما برای آنها احترام زیادی قائل هستید.

حتی اگر تیم های دیگر نیورهای شما را باور ندارند، شما آنها را باور کنید و باتوجه به مهارت های هر فردی جایگاه مناسبی به اون دهید تا از پس کار ها به خوبی بر بیاید، و همواره او را مورد تشویق قرار دهید.

اگر هر کسی در جایگاه درستی قرار داشته باشد، با موفقیت های کوچک و پی در پی در کار خود مواجه میشود که نا خودآگته باعث اعتماد بنفس و خود باوری وی میشود؛ در این حین شما نیز نسبت به باورکردن کارمندتان، از خود مطمئن میشوید، و میتوانید با تشویق پی در پی باعث رشد و پیشرفت کارمند و در نهایت رشد مجموعه خود شوید.

نکته: هرچقدر نیروهای یک مجموعه رشد و پیشرفت داشته باشند، آن مجموعه نیز به همان اندازه پیشرفت خواهد کرد. بخاطر داشتخه باشید موفقیت یک مجموعه به مهارت و تخصصی که نیروهای آن دارند بستگی دارد.

نحوه تذکر به کارکنان خود

یکی از بزرگ ترین ها چالش ها در ارتباط با کارمندان ناسازگار و نحوه برخورد در محیط کار است.

مخصوصا اگر آن کارمند با استعداد باشد، همانطور که گفته شد مرز باریکی بین رفتار صمیمانه و جدیت در کار وجود دارد، که گاهی یک خطای رفتاری کوچک این مرز را رد میکند.

1. استفاده از روش تشویق به جای تنبیه در ارتباط با کارمندان

در ارتباط با کارمندان، وقتی حرف از برخورد با کارمندان ناسازگار میشود، ناخوداگاه ذهن ما به سمت تنبیه میرود؛ اما امروزه تنبیه کردن کارمندان یک روش قدیمی به حساب می‌آید و دیگر کاربردی ندارد.

2.تذکر شخصی

هیچ آدمی دوست ندارد جلوی دوست و همکاران خود تذکر دریافت کند، این حس شرمساری خود زمینه ساز بروز خشم، کینه و تفرت میشود، پس باید توقع نتیجه معکوس را داشته باشید.

با این تفاسیر توصیه میکنیم در ارتباط با کارمندان، برای تذکر دادن به کارمند خود، در محیط خلوت و دور از بقیه کارمندان و به صورت مودبانه این کار را انجام دهید و میبینید که نتیجه بهتری دریافت خواهید کرد.

3.برخورد صمیمی برای حل مشکل

نکته مهمی که وجود دارد این است که برای کنترل و تسلط روی کارمندان، نیازی نیست با کارمندان خود سر جنگ بردارید.

در بسیاری موارد اگر شما از در دوستی با کارمندان خود وارد شوید، خواهید دید تاثیر بیشتری روی آنها میگذارد و در نه تنها بازخورد بهتری در کار خواهند داشت، بلکه حتی در برخی موارد بیشتر از وظایف خود نیز برای شما کار انجام میدهند.

خوش برخوردی و رعایت ادب و احترام در کمال گشاده رویی میتواند گام اول برای دوری از خشکی و جدیت کار باشد.

اینکه شما تا چه میزان صمیمت را گسترش میدهید به سیاست کاری شما برمیگردد؛ و اینکه در صمیمیت های خیلی عمیق آیا کارمندان از خوش اخلاقی شما سو استفاده میکنند یا خیر، نیز به اخلاق و منش کارمندان مربوط است، که در این صورت باز هم با یکبار نشان دادن رفتار جدی و مصمم حساب کار دستشان می‌‌آید.

نحوه برخورد با خانم ها در محیط کاری

امروزه محیط کار فقط مختص اقایان نیست، و حتی میتوان گفت آمار خانم های شاغل از آقایان دارد پیشی میگیرد.

از آنجایی که در محل کارخود دائما در ارتباط با کارمندان خانم هستید، پس باید نکاتی را درباره نحوه برخورد و ارتباط با آن ها رعایت کنید.

در ادامه به چند نکته در این باره اشاره میکنیم:

1. با همکار خانمتون رفتار ملایم داشته باشید

در ارتباط با کارمندان خانم کمی با احترام و ملایمت بیشتری رفتار کنید.

خانم ها روحیه ظریف و ملایم تری نسبت به آقاین دارند، و احساساتی مانند غم، شرم و عصبانیت ممکن است خیلی زودتر آنها را تحت تاثیر قرار دهد.

بنابراین هنگام انتقاد کردن یا خورده گرفتن از ایشان، کمی بیشتر دقت کنید.

این نکته را هم در نظر داشته باشید که این حساسیت بالا مزیت نیز حساب میشود، و با یک تشویق حتی کوچک نیز بسیار خوشحال شده و تمام تلاش و خود را برای بهتر انجام شدن کار ها میگذارند.

2. در مورد مسائل شخصی دخالت نکنید

هنگام ارتباط با کارمند خانم در مجموعه، صحبت کردن یا دخالت در مسائل شخصی وی میتواند برای ایشان بسیار آزار دهنده باشد.

از ادب به دور است، تا زمانی که خانمی اجازه ورود به حریم شخصی اش را نداده، راجب زندگی شخصی و مسائل شخصی از او سوال بپرسیم، یا صحبت کنیم.

3. ایجاد محیط کاری امن و آرامش بخش

ایجاد یک محیط کاری امن و آرامش بخش برای خانم ها جز اولین گزینه هایی است که برای انتخاب محل کار در نظر میگیرند.

بنابراین اگر محیط کاری شما از نظر فرهنگی، رفتاری و حتی بهداشتی مناسب برای حضور یک خانم نیست از استخدام کارمند خانم خود داری کنید.

بخاطر داشته باشید خانم ها بیشتر از آقایان از رفتار و گفتار نامناسب، شوخی های نابجا ، حرف و حدیث هایی که ممکن است چشت سر کارمندان شکل بگیرد و بحث های پیش آمده رنجیده خاطر میشوند، و این مسائل حاشیه ای بیشتر از کارمندان آقا برایشان مهم جلوه میکند.

اگر ذهن کارمند شما در ارتباط با کارمندان دیگر، دائما درگیر حواشی باشد، کم کم تمرکز از روی کار برداشته میشود و به مشکلات محل کار فکر میکنند، یا حتی ممکن است شما یک نیروی کار خوب را از دست بدهید.

شما به عنوان مدیر مجموعه وظیفه مدیریت این مسائل را در محل کار خود دارید.

سوالات متداول

سخن آخر:

در این مقاله یاد گرفتیم که مدیران چگونه با کارمندان خود ارتباط برقرار کنند، تا یک محیط مثبت علاوه برای خود برای کارمندان خود هم نیز فراهم آوردند .

همچنان نیز یاد گرفتیم که محیط کار فقط مختص آقایان نیست و خانم ها هم در این محیط کار نقش دارند .