چگونه عملکرد سازمان را ارزیابی کنیم| ارزیابی عملکرد کارکنان

در کشور های اروپایی سالیان سال است که موضوع ارزیابی به عنوان جز مهمی از عملیات استخدام مورد توجه قرار میگیرد، و در این کشورها ارزشیابی یک سنت به حساب می آید.

در ایران نیز ارزشیابی به طور کلاسیک توسط خواجه رشید الدین فضل الله در اواخر قرن هفتم مطرح شده است؛ و در عصر مدیریت کلاسیک یعنی قرن بیستم ارزیابی عملکرد نیروی انسانی مورد توجه قرار گرفته شد و با این نگرش که انسان جزئی از ابزار کار است و باید برای او ارزش قائل شد و به ماهیت او پی برد؛ امروزه نیز ارزیابی عملکرد کارکنان سازمان، به عنوان یکی از بخش های مهم کوچینگ سازمانی به کار میرود.
بیشترین اشتباه در بین اکثر مدیران شرکت این است که ارزیابی عملکرد نیروهای سازمان را بررسی نمی‌کنند و یا اگر هم ارزیابی صورت میگیرد، توسط خودشان انجام میشود، در صورتی که تخصص لازم برای انجام کار را ندارند.
یک شرکت و یا سازمان همانند بدن انسان عمل می کند و تا زمانی که در سلامت کامل است بیشترین بازدهی و بهره وری را از تمام اعضای بدن خود را داشته باشند و به درستی کار کنند.
به طور مثال اگر در بدن ما بیماری وجود داشته باشد، و یا یکی از اعضای بدن دچار مشکل شود و نتواند به خوبی کار کند، ما دقیقا نمی توانیم تشخیص دهیم که مشکل از کجاست، زیرا دانش پزشکی نداریم و فقط با تجربه ی نشانه ها و علایم درد، متوجه می شویم که برای بهبودی و درمان بایستی اقدام کنیم.
ارزیابی عملکرد کارمندان، در شرکتها و سازمانها هم به این شکل است و مانند معاینه پزشک می باشد که هنگام به وجود آمدن مشکلات و علائم، دلیل آن را کشف کرده و همچنین از مشکلات احتمالی و پیش بینی نشده، در سازمان پیشگیری می‌کند و از بزرگتر شدن مشکل جلوگیری می کند.

بنابراین به عنوان کارفرما بایستی بتوانیم عملکرد کارمندان خود را ارزیابی کنیم و بسیار مهم است که بدانیم از چه شاخص هایی برای این کار استفاده کنیم.
در این مقال از وب سایت هوش ثروت میخواهیم بررسی کنیم که چگونه عملکرد نیروها را ارزیابی کنیم و بعد از خواندن آن دیدگاه جدیدی برای نظارت و بررسی عملکرد کارکنان به دست خواهید آورد.

تعریف ارزیابی عملکرد سازمان چیست؟

قبل از اینکه بدانیم ارزیابی عملکرد سازمان چگونه انجام میشود، ابتدا توضیح میدهیم که اصلا منظور از ارزیابی عملکرد سازمان چیست؟
به طور کلی تعیین ، سنجش و نمره دهی یک عملکرد را ارزیابی آن عملکرد میگویند.
اگر محور عملکرد یک سازمان یا مجموعه باشد، آنگاه به کلیه روشها و اقداماتی که کارفرمایان، مدیران و یا مسئولین منابع انسانی یک سازمان برای بررسی و سنجش میزان رشد و بازدهی کارمندان خود انجام می دهند، ارزیابی عملکرد سازمانی گفته می شود.

فواید ارزشیابی عملکرد برای سازمان چه خواهد بود؟

وجود فرایند ارزیابی عملکرد در یک سازمان بسیار مهم است، زیرا به سازمان کمک میکند فرایند عملکرد کارکنان را زیر نظر گرفته و دنبال کند؛ همچنان نشان میدهد که سازمان تا چه اندازه بر اساس نظم و ترتیب پیش میرود؛ بدین ترتیب فواید خود را به همراه دارد، مانند:

1. تعیین دستمزد و مزایا بر اساس کاری که انجام میدهند.
2. شناسایی تجربه و استعداد های افراد .
3. شناسایی افرادی که باید جابه جا یا جایگزین بشوند.
4. شناسایی افرادی که باید به کار آن ها خاتمه داد .
5. شناسایی افرادی که باید در پست های پایین تر یا بالاتر خود قرار بگیرند.
6. شناخت ویژگی رفتاری و بلوغ افراد.
7. افزایش ارتباط مؤثر با کارمندان.

2 هدف کلی از ارزیابی هدف سازمان چیست؟

هدف از ارزیابی عملکرد کارکنان، ایجاد اسناد ارزیابی دقیق برای محافظت از کارمندان و کارفرمایان است.

1. آگاهی از شرایط و وضعیت سازمان
   ارزیابی عملکرد نیروی انسانی به ما کمک میکند یک دید جزئی یا کلی از عملکرد انسانی داشته باشیم .
2. طبقه بندی عادلانه کارکنان
   کارکنان را باید بر اساس استعداد،هدف وعلاقشان در زمینه های مختلف طبقه بندی کرد.

3 ترفند ساده برای ارزیابی عملکرد کارکنان

1. کارکنان خود را زیر نظر بگیرید

یکی از موثرترین روش ها برای ارزیابی کارمندان خود تماشا کردن او درحین کار است.
همچنین علاوه بر زیر نظر گرفتن نحوه ی عملکرد شغلی آنها، باید به نظم و انظباط در تحویل پروژه ها، و رفت و آمد به محل کار نیز توجه شود.
حتی نحوه ی برخورد و ارتباط یک نیرو با سایر کارمندان نیز، میتواند بسیار مهم باشد؛ خصوصا اگر فعالیت تیمی رکن اصلی در سازمان شما محسوب میشود.

2. کارمندان را مقایسه نکنید

هدف از ارزیابی کارمندان،عملکرد هرکدام بر اساس معیار ارزیابی استاندارد و تعیین شده است، نه مقایسه کارمندان با یکدیگر.
مقایسه کارمندان و عملکردشان با یکدیگر موجب به وجود آمدن رقابت ناسالم در مجموعه، اختلال ایجاد کردن کارمندان در کار یک دیگر و احساسات نامطلوب کارمندان نسبت به یکدیگر مانند حسادت و تنفر میشود، که در نهایت هم از پیشرفت کارمندان جلوگیری میکند، هم بازدهی مجموعه را پایین می‌آورد.

3. با کارمندان خود گفت و گو کنید

برای ارزیابی عملکرد کارمندان سازمان، با نیروهای خود در حیطه کاری گفت و گو کنید و این ارتباط نباید یک طرفه باشد؛ یعنی مدیر دستور دهد و کارمند فقط شنونده باشد.
به نگرانی کارمند خود گوش دهید و در حد توان به آنها کمک کنید.
به خاطر داشته باشید نیروی کار، با ذهنی آزاد، بدون استرس و نگرانی که در آرامش فقط روی وظایف محول شده تمرکز میکند، 2 یا 3 برابر از نیروهایی که حواسشان درگیر مسائل حاشیه ای و خارج از کار است، کار مجموعه را پیش میبرند.

چگونه عملکرد سازمان را ارزیابی میکنیم؟

فرآیند ارزیابی عملکرد نقاط ضعف ،قوت و میزان انگیزه نیروها را بررسی میکند.
حال در اینجا باید مدیران پیش از شروع ارزیابی کارکنان شاخص هایی را در نظر بگیرند و با توجه به این شاخص ها ارزیابی را انجام دهند، بنابراین برای ارزیابی عملکرد کارمندان سازمان بایستی برخی سوالات مهم، مانند سوالات زیر را در نظر بگیریم:
• شاخص‌های ارزیابی نیروها و کارمندان خود را چگونه تعیین کنیم؟
• به چه صورت با استفاده از این شاخص‌ها نیروها و کارمندان خود را بررسی کنیم؟
• چگونه از نتایج به دست آمده از این عملکرد به نفع شرکت و یا سازمان استفاده کنیم؟
که در ادامه تک تک سوالات پاسخ میدهیم.

شاخص‌های ارزیابی نیروها و کارمندان چیست؟ و چگونه تعیین میشود؟

در مرحله اول شاخص های ارزیابی عملکرد کارکنان می توانند به دو صورت رسمی و غیررسمی اجرا شوند.
در روش رسمی مدیرمنابع انسانی هر سازمان و بخش دولتی طبق ضوابط و معیارهای از پیش تعیین شده، گزارشاتی از عملکرد نیروها تهیه کرده و به مدیران ارشد تحویل می دهند.
باید به این نکته توجه داشت که در ارزیابی عملکرد نیروی انسانی در روش رسمی، مدیر منابع انسانی وظیفه دارد جزئیات ارزیابی را با دقت و طبق نیازهای سازمان و بخش دولتی تدوین کرده و بعد از آن گزارشات را برای نتیجه گیری نهایی ارائه کند.
درشاخص ارزیابی غیر رسمی، مدیر منابع انسانی بدون هیچ گونه داشتن اطلاع قبلی از نیروها ، شروع به بررسی و ارزیای نیروها می کند.
در این روش مدیر منابع انسانی و یا مدیرعامل با حضور در میان قسمت های مختلف شرکت و گفتگو کردن با دیگر اعضای سازمان، به بررسی و ارزیابی عملکرد نیروها در حین انجام کار و همچنین با در نظرگرفتن فاکتورهای مورد نیاز برای سنجش بهبود و کیفیت شغل افراد به ارزیابی تحت کنترل خود شروع به عمل می کند.

چگونه با استفاده از شاخص ها، نیروها و کارمندان را ارزیابی کنیم؟

در مرحله دوم بررسی عملکرد کارکنان سازمان، پس از پرداختن به شاخص های ارزیابی حالا باید هر کدام را بررسی و وزن دهی کنیم تا تصویر کامل و درستی از عملکرد نیروها و کارمندان بدست آوریم.
نحوه سازماندهی و قالب بندی این اطلاعات به نیازهای شرکت بستگی دارد. در برخی موارد شرکتها و یا سازمانها از درجه بندی 6 قسمتی و یا دادن نمره با اعداد و یا درصد بندی و بعضی موارد از توصیفات نوشتاری استفاده می کنند.
در این مرحله مهم است که بدانیم این شاخص ها راحت و قابلیت انطباق با کارکرد نیروها را دارد.
پس از پایان مراحل درج بندی زمانی را تعیین کنید تا یافته های خود را با هر یک از نیروها در جریان گذاشت.
همچنین ثبت و نگهداری نتایج بدست امده در فرمهای مربوطه می تواند در مدیریت جلسات ارزیابی نیروها کمک زیادی کند. در اخر لازم است بازخورد واضحی به نیروها تحویل دهیم و در مواردی هم با ذکر مثال برای آنها توضیح دهیم.

چگونه از نتایج بدست آمده استفاده کنیم؟

در مرحله ی سوم و آخر از ارزیابی عملکرد سازمان، پس از بررسی و ارزیابی عملکرد کارکنان و نیروها از طریق شاخص های بالا به خروجی گرفتن منصفانه و عادلانه می رسیم که به صورت ذیل می باشد.
ارزیابی نتایح بر مبنای شرح وظیفه (طبق مشخصات شغل مورد نظر)
ارزیابی بر اساس نتایج رفتاری (با توجه به آیین نامه های داخلی سازمان و منشور اخلاقی )
ثبت رویدادهای مهم و حساس در طی دوره (برای عملکرد خوب و بد نیروها )
در اخر سازمان ها و شرکت ها با کمک سیستم ارزیابی عملکرد کارکنان، و بررسی و تحلیل عملکرد آنها می توانند تصمیم های بهتری برای استخدام و جذب نیروها بگیرند.
جذب و استخدام کارمندان مناسب برای هر رده شغلی میتواند دردسرکمتر برای مدیران، و آینده بهتری برای سازمان داشته باشد.

سوالات متداول:

سخن آخر

یک سازمان همواره برای پیشرفت خود می بایست برای بهبود مستمر خود تلاش کند، و این امر با مدیریت عملکرد حاصل میشود. با گرفتن بازخورد لازم از محیط درونی و پیرامونی، تجزیه و تحلیل نقاط قوت و ضعف، فرصت ها و
تهدیدهای سازمان، مسئولیت پذیری و جلب رضایت مشتر ی بوسیله ایجاد و بکارگیری سیستم ارزیابی عملکرد با الگوی متناسب؛ مدیریت و رشد بهره وری و بازدهی رخ میدهد.