تعاریف زیادی از مدیریت زمان در جاهای مختلف شنیده‌ایم ولی بهترین تعریفی که می‌توان از آن کرد تلاش برای استفاده بهتر از فرصت زندگی است. هر کسی که هستید و در هر جایی که هستید مجموعه اقداماتی که در طول روز انجام می‌دهید برای این است که کیفیت زندگیتان را بهتر کنید و از زمانی که تحت عنوان “زندگی” در اختیارتان گذاشته شده است بهره ببرید.
علل کمبود زمان و عدم توانایی مدیریت زمان
واگذار نکردن کارها به دیگران:
ما خیلی وقت‌ها در واگذار کردن کارها به دیگران، ضعیف عمل می‌کنیم. یا کارها را به شکل نا مطلوبی به دیگران واگذار می‌کنیم که در نهایت زحمت خودمان دو چندان می‌شود. آیا تا به حال شده از کسی بخواهید که برای صرفه جویی در وقت، به جای شما یک پیراهن را برایتان بخرد و جدای از زحمت و منتی که برای شما ایجاد شده، وادار شوید بعداً برای تعویض مراجعه کنید و وقت زیادی را صرف چانه‌زنی و متقاعد کردن فروشنده به تعویض لباس کنید؟
یا آیا شده است که نامه‌ای را برای تایپ به همکار خود بدهید و ببینید که مدت زمانی که صرف ویرایش و غلط گیری نامه می‌شود بیشتر از زمانی است که خودتان برای تایپ نامه صرف می‌کنید؟
ناتوانی در تفویض اختیار و واگذاری نادرست و غیرحرفه‌ای کارها به دیگران، باعث می‌شود که در نهایت بسیاری از ما به این نتیجه برسیم که بهترین روش صرفه جویی در زمان، این است که کارها را خودمان انجام دهیم و از آنجا که به هر حال ، ظرفیت ما در انجام کارها محدود است، نهایتا احساس می‌کنیم مدیریت زمان، آن کلید طلایی است که می‌تواند چنین مشکلی را برای ما حل کند. کمال طلبی نیز می‌تواند یکی دیگر از دلایلی باشد که ما را نهایتاً به سمت مدیریت زمان سوق داده است.
کمالگرائی:
کمال طلب‌ها، کسانی هستند که برای هیچ کاری، استاندارد ۹۰ یا ۹۵ از صد را نمی‌پذیرد. آنها استاندارد ۱۰۰ از ۱۰۰ را می‌خواهند. به همین دلیل هر کاری توسط آنها، بیش از زمان معمول طول می‌کشد. نامه‌ای که می‌تواند در پنج دقیقه نوشته شود، پنج بار مرور و ویرایش می‌شود و پس از سی دقیقه، با نارضایتی ارسال می‌شود.
اگر ماشین خود را به کارواش ببرند، دو برابر کارگری که ماشین را شسته، وقت می‌گذارند و دور ماشین می‌گردند تا از نبودن لکه در اطراف ماشین مطمئن شوند.
یک مهمانی کوچک یا سمینار مختصر داخل سازمان، به اندازه‌ی یک عروسی از آنها وقت میگیرد و باید تمام جزییات بررسی شود و به دقت مورد توجه قرار گیرد.
طبیعی است که در این شرایط، ممکن است من و شما احساس کنیم که مشکل اصلی ما در مدیریت زمان است و اگر در مهارت مدیریت زمان توانمند شویم می‌توانیم بدون کمبود وقت، کارها را با همان سطحی از استاندارد که مد نظرمان است انجام دهیم.
ضعف در هنر نه گفتن:
توانایی نه گفتن به موقع یکی از اصول بیان است که گاهی افراد با ناتوانی در این زمینه دچار دردسرهایی می‌شوند. دلیل دیگری که بسیاری از ما دچار کمبود زمان می‌شویم، ضعف ما در هنر نه گفتن است.
شاید شما هم از جمله کسانی باشید که نمیتوانند به سادگی به دیگران «نه» بگویند. به همین دلیل، قسمت عمده‌ای از وقت خود را صرف انجام کارهایی م‌کنند که به دلیل خجالت یا رودربایستی یا دلایل مشابه، پذیرفته‌اند.
در چنین شرایطی، تلاش برای بهبود مهارت مدیریت زمان، به معنای بهبود توانایی‌های ما نیست. بلکه گویی می‌خواهیم ظرفیت بار کشی خودمان را افزایش دهیم تا دیگران بتوانند با دردسر کمتری بار بیشتری را بر شانه‌های ما تحمیل کنند.
مشکل در اولویتبندی کارها و فعالیت‌ها:
گاهی اوقات، ممکن است احساس کنیم که حجم فعالیت‌ها زیاد است و نمی‌دانیم که بهتر است کدام را به نفع کدام کنار بگذاریم. یا کدام را در اولویت قرار دهیم. من می‌خواهم درس بخوانم و بهترین معدل را در پایان دوره کارشناسی بگیرم. دغدغه‌ی کنکور ارشد را هم دارم و می‌بینم فرصت کافی برای آن ندارم.
شنیده‌ام که پس از دوران دانشجویی فرصت مطالعه خیلی کمتر است و دلم می‌خواهد از همین دوران برای یادگیری و توسعه دانش خودم هم استفاده کنم. از طرفی برای تامین هزینه‌ی تحصیل و همینطور کسب تجربه، کار هم می‌کنم یا می‌خواهم بکنم. احساس می‌کنم همه اینها هم در یک اولویت هستند و مهم هستند یا اگر اولویت‌های آنها با هم فرق دارد، دانش یا شجاعت این اولویتبندی را ندارم. امیدوارم از طریق مدیریت زمان، فضایی ایجاد کنم که به همه‌ی خواسته‌های خودم برسم.
شبیه همین ماجرا هم برای مدیری پیش می‌آید که هم می‌خواهد جلسات برون‌سازمانی را با دقت و کیفیت خوب برگزار کند. هم اصرار دارد که بازدیدهای منظم و دوره‌ای در داخل شرکت داشته باشد. هم علاقمند است برای همسر و فرزندانش وقت بگذارد و از سوی دیگر، از دانش و تکنولوژی روز هم عقب نماند.
اولویتبندی، مهارتی ضروری اما بسیار دشوار و چالش برانگیز است که در بسیاری از مواقع، ما را ترغیب می‌کند که با استفاده از مدیریت زمان و مهارت‌های مشابه، ظرفیت و توانمندی خود را افزایش داده و صورت مسئله را پاک کنیم. به عبارتی، بسیاری از ما فوبیای تصمیم گیری داریم و از کنار گذاشتن گزینه‌ها می‌ترسیدم. درست مانند کسی که می‌خواهد با یک میلیون تومان بودجه، یکی از دو اسباب بازی ششصد هزار تومانی و پانصد هزار تومانی را انتخاب کند و چنان در انتخاب دچار تردید می‌شود که تصمیم میگیرد صد هزار تومان قرض بگیرد و هر دو گزینه را انتخاب کند!
کسانی که معتقدند مشکل مدیریت زمان دارند، عموماً مشکل‌شان در مدیریت زمان نیست، بلکه در اهمال کار بودن است و اینکه نمیتوانند در لحظه‌ی مناسب خودشان را برای انجام کار، برانگیزانند و آن را به عقب می‌اندازند. در طول زمان، این مشکل به تعویق انداختن، خود را با نامی دیگر، یعنی «نیاز به مهارت مدیریت زمان» نشان می‌دهند.
راهکارهای بکارگیری مدیریت زمان
حذف خواب:
سعی کنید سحرخیز باشید و از خوابیدن بیشتر از ۸ ساعت و صبح‌ها تا نزدیک ظهر جدا پرهیز کنید زیرا یک سوم از تایم مفید خود را از دست می‌دهید.
حذف مکالمات غیر ضروری:
از صحبت‌های نا به جا که برای سود و نتیجه‌ای ندارد شدیدا دوری کنید. ریشه خیلی از مکالمات طولانی و بی هدف، پرسیدن سوالات بی جا هست که مکالمه‌ها را طولانی‌تر می‌کند.
استفاده از وقت‌های مرده:
پشت چراغ قرمز، در صف نان، زمانیکه منتظر هستید برای قرار ملاقات‌تان اینها زمان‌های مرده هستند که باید برای این زمان‌ها برنامه‌ریزی کرد تا کاری انجام دهیم. مثلا برنامه بریزید که در این تایم‌های کوتاه، لغات انگلیسی یاد بگیرید یا به فایل‌های صوتی مفید در حوزه خودتان گوش کنید و به هر نحوی که شده از این تایم‌ها استفاده کنید.
انجام کارهای کم و با ارزش:
به جای خواندن ۱۰ کتاب در ماه، پنج کتاب را با تامل بیشتر بخوانید. پس سعی کنید بر کیفیت انجام کارهایتان تمرکز کنید و برای انجام کارهایتان برنامه ریزی انجام دهید.
